Een terugblik op ons werk

Werk is wat we de hele week doen, maar steeds minder dan vroeger. Waar we vroeger nog zes dagen per week werkten, is dat inmiddels gemiddeld minder dan vijf geworden. Sommige organisaties zetten nu zelfs in op een vierdaagse werkweek. In de afgelopen eeuw hebben we ons vooral gericht op grote stadscentra waar veel mensen op kleine oppervlakten konden werken. Denk aan bekende voorbeelden zoals de Zuidas in Amsterdam, Canary Wharf in Londen en La Défense in Parijs. Dit resulteerde in grote gebouwen met vele kamertjes waar mensen vijf dagen per week naartoe reisden. In de laatste decennia voor de eeuwwisseling hadden veel mensen een baan met een duidelijke functietitel zoals telefonist, typist of baliemedewerker.

Met de opkomst van technologie is er echter veel veranderd. Eerst kwam de computer, waardoor repetitief werk sneller en met minder papier kon worden gedaan. Vervolgens kwamen netwerken die samenwerking en communicatie eenvoudiger en sneller maakten. De grootste verandering aan het begin van deze eeuw was echter het internet, wat zowel ons leven als ons werk ingrijpend heeft veranderd. We kunnen nu overal werken en altijd verbonden zijn, met een complete computer in onze broekzak voor slechts 500 euro. Slimme computers maakten rollen bovendien meer multidisciplinair. Dit leidde tot nieuwe werkvormen zoals activiteitgericht werken en kantoren met meerdere functies, waaronder kantoortuinen, projectkamers, brainstormruimtes, loungeplekken en open vergaderruimtes. Dankzij deze mobiliteit kunnen we werken waar en wanneer we maar willen.

Dit maakte werk echter ook veel complexer. Het verbeteren van werk waarbij iemand 36 uur per week facturen inboekt is eenvoudiger dan het verbeteren van werk waarbij iemand tien verschillende activiteiten met uiteenlopende complexiteit en samenwerking uitvoert. Werk werd veeleisender, en er werd meer geluisterd naar wat medewerkers wilden.

Toen kwam de onverwachte “zwarte zwaan”: de pandemie. Deze veranderde alles in een tijd waarin technologie al snel vooruitging. Mensen moesten verplicht thuiswerken, leerden online samenwerken en vergaderen, en enkele jaren na de pandemie wilden de meesten niet meer terug naar het oude normaal. Nog voordat we dat volledig hadden verwerkt, diende de volgende verandering zich aan: ChatGPT. Wat eerst nog een gimmick leek, ontwikkelde zich als een sneeuwbal tot een volwaardige partner in werk dat voorheen slechts als toekomstmuziek werd beschouwd. AI-ondersteuningsmedewerkers zijn nu sneller, beter en goedkoper dan menselijke medewerkers. AI-medische specialisten stellen steeds betere diagnoses en ontdekken ziektebeelden die een individuele arts niet zou vinden. Verrassend genoeg wordt een gesprek met een AI-specialist vaak als prettiger en geduldiger ervaren dan met een menselijke specialist. Hoewel dit nog allemaal pilots en onderzoeken zijn, is de toon gezet. Zeker als je weet dat in China Pony.ai al gewone auto’s met robotaxi-software zonder fouten of problemen laat rondrijden. Iets wat we jarenlang wegwuifden, maar wat nu al realiteit is.

Niks zo veranderlijk als werk

Werk verandert aanzienlijk. Veel gebouwen zijn echter jaren geleden gebouwd en bedoeld om minstens 50 jaar mee te gaan. Daarnaast zijn er nog tal van huurcontracten van tien jaar met een optie tot verlenging. Hier ontstaat een spanningsveld: aan de ene kant het steeds sneller veranderende werk en aan de andere kant het hoekige en redelijk inflexibele fenomeen van vastgoed. Hoe breng je deze succesvol samen in een toekomst die zo onvoorspelbaar is?

Met de komst van AI staat ons de grootste verandering op het gebied van huisvesting in de komende tien jaar te wachten. Waarom? De volgende ontwikkelingen zullen een grote impact hebben op de samenstelling, omvang en het gedrag van toekomstige organisaties.

De basis

AI zal aanvankelijk een aantal traditionele banen vervangen. Dit proces is natuurlijk al op grote schaal begonnen met gewone automatisering; repetitieve en routinematige taken zijn vaak al geautomatiseerd voordat AI gebruikelijk werd. Denk aan zelfbedieningsloketten bij gemeenten, support chatbots en geautomatiseerde stappen om een spaarrekening aan te maken. Dit waren allemaal taken waarvoor eerder banen bestonden. De snelheid van deze veranderingen zal toenemen, ook voor complexere functies zoals tekstschrijvers, grafisch ontwerpers, juristen en allerlei andere banen waarbij veel kennis vereist is, maar waar generatieve AI inmiddels een acceptabel niveau heeft bereikt. De productiviteit per medewerker zal toenemen, maar voor sommige medewerkers zullen hun uren verschuiven naar geautomatiseerde systemen.

Nieuw werk

Zoals altijd zorgt innovatie ook voor nieuwe banen. AI moet worden toegepast, getest, gecontroleerd en verbeterd. Door de toenemende kwaliteit en beschikbare tijd zullen er bovendien nieuwe banen ontstaan. Social media heeft bijvoorbeeld geleid tot de opkomst van influencers, content creators, social media adviseurs en softwareontwikkelaars om dit alles te beheren. Elke innovatie creëert een nieuwe marktvraag.

Wanneer AI uitgebreid wordt toegepast, kan dit de productiviteit van sommige organisaties enorm verhogen. Maar elke aanbodzijde kent een vraagzijde, en daar kan het knellen. Als werk 100% sneller kan worden uitgevoerd, is er dan ook 100% meer vraag, zelfs als de ‘prijs’ van de dienst met 50% daalt? We zullen moeten ontdekken hoe de arbeidsmarkt zich ontwikkelt, maar er is al genoeg bewijs dat dit verregaande gevolgen heeft. Een klein rekenvoorbeeld ter illustratie:

Tesla gaat, net als Pony.ai in China, robotaxi-software aanbieden. Deze software, die op een Tesla kan worden besteld, kost een fractie van wat een chauffeur zou kosten en maakt het mogelijk je Tesla autonoom mensen te laten vervoeren. Als de wetgeving dit toestaat, zou het een goedkoop alternatief voor zelf rijden zijn. Deze nieuwe vorm van mobiliteit (Mobility As A Service, of MAAS) kan de mobiliteit uitbreiden maar ook kannibaliseren. Met 100.000 Tesla’s in Nederland en 35.000 taxichauffeurs zou dit kunnen betekenen dat in de toekomst misschien maar 50% van de taxichauffeurs nog werk heeft. Deze snelle ontwikkeling, die we eerder niet voor mogelijk hielden, is in elke branche te vinden.

Het grote kantelpunt, AGI (Artificial General Intelligence)

Iets wat tien jaar geleden nog ondenkbaar was, komt nu steeds dichterbij: AGI, oftewel kunstmatige algemene intelligentie. Dit is AI met dezelfde capaciteiten en kenmerken als een mens. Hierbij gaat het om AI die:

• Sensorische waarnemingen kan doen (voelen, proeven, ruiken)
• Beschikt over fijne motoriek
• In natuurlijke taal kan communiceren en begrijpen
• Kan navigeren door de omgeving
• Problemen kan oplossen
• Sociaal en emotioneel kan interacteren
• Creativiteit bezit

In 2020 dacht 25% van de experts dat dit tegen 2030 gerealiseerd zou zijn. Met de snelle ontwikkelingen van de afgelopen achttien maanden is dit percentage nog hoger geworden. Dit roept echter veel angst en ethische vragen op. En terecht, want AGI is al een onbevattelijk idee, laat staan wat de ontwikkelingen tegen 2035 kunnen brengen.

Terug naar de realiteit: we bevinden ons nu in 2024 en over ruim vijf jaar is het 2030. Wat we moeten onthouden is dat nieuwe vastgoedplannen vaak vijf jaar duren van idee tot realisatie, bijvoorbeeld voor een nieuw hoofdkantoor. Voor een campus of ziekenhuis kan dit proces zelfs tien jaar of langer duren. Met de aankomende ontwikkelingen is het belangrijk om na te denken over hoe het huidige werk van je organisatie eruitziet en hoe dit zich in de toekomst zal ontvouwen.

Een goede manier om het huidige werk van een organisatie te analyseren is door alle activiteiten van individuen te beoordelen met behulp van twee matrixen. Dit hoeft niet handmatig, maar kan geautomatiseerd worden met software zoals die van Reworc. Hiermee kan je per organisatie, rol of afdeling het potentieel analyseren om AI te benutten voor meer efficiëntie. Het doel is om mensen te laten werken aan taken waarin ze excelleren, zoals emotionele intelligentie, creativiteit, sociale interactie en het omgaan met onvoorspelbare factoren.

Een organisatie met 500 medewerkers die gemiddeld twee dagen per week thuiswerken, besteedt mogelijk nu nog rond de 10.000 uur per week in een centraal kantoor. Maar hoe zou dit er over vijf jaar uitzien met een dergelijke analyse, en in combinatie met veranderende mobiliteit, meer thuiswerken en verschuivende rollen? Stel dat je een kantoor van 5000 m² op het oog hebt, maar misschien nog maar 2500 m² nodig hebt.

Zonder het te complex te maken, zou het interessant zijn om als organisatie alvast een blik op de toekomst te werpen en samen verschillende scenario’s uit te werken. Dit kan relevant zijn voor zowel de organisatie zelf als voor alle ondersteunende diensten.

Het is cruciaal om te beoordelen welke activiteiten geschikt zijn voor automatisering met AI. Taken die hoog gewaardeerd en goed geschikt zijn, kunnen als eerste in aanmerking komen voor automatisering.

Daarnaast wil je als organisatie beoordelen of de toepassing van AI geen te groot risico met zich meebrengt en de kwaliteit van het werk gewaarborgd blijft. Daarom is het belangrijk om de activiteiten van de organisatie te evalueren op basis van hun foutgevoeligheid en de impact die fouten kunnen hebben. Een minder perfect geadviseerd telefoonabonnement is immers iets heel anders dan een foutieve jaarrekening bij het verstrekken van een grote lening.

In dit artikel nemen we u mee op het pad van de veranderende werkomgeving. Er staat ons veel te wachten in de komende tien jaar. Vastgoedstrategieën zijn echter langzame processen met beperkte flexibiliteit, tenzij u hier als organisatie actief op anticipeert. Om dit te doen, is het belangrijk om de invloeden goed in kaart te hebben.

Hier zijn enkele belangrijke punten samengevat:

Om de toekomst van werken zo goed mogelijk inzichtelijk te krijgen, zijn de volgende factoren belangrijk om mee te nemen in uw vastgoedstrategie:

• De ontwikkeling en stabilisering van een hybride werkmodel: Werk blijft continu veranderen, maar het werkgedrag voor en na corona vertoont grote verschillen en zal zich na veel meten en testen deels stabiliseren. Vind de bandbreedte waarin uw organisatie het beste presteert en waar medewerkers het gelukkigst zijn.
• Technologische vooruitgang: In de afgelopen jaren is er veel geïnvesteerd in online samenwerken. Dit zal zich verder verspreiden binnen organisaties en steeds meer gemeengoed worden. Monitor wat online steeds beter verloopt en waar men nog steeds graag fysiek voor bijeenkomt, ook vanuit de visie en cultuur van de organisatie.
• Artificial Intelligence: AI is net zo disruptief als de digitale spiegelreflexcamera voor Kodak was of Netflix voor videotheken. Houd goed in de gaten hoe AI, en met name generatieve AI, een onderdeel kan worden van uw organisatiestrategie en hoe dit de omvang en samenstelling van uw organisatie beïnvloedt.
• Mobiliteit en duurzaamheid: De maatschappij moet nog harder werken aan slimme mobiliteit en duurzaamheid. Hoe kunnen de hierboven genoemde factoren een positieve rol spelen in het werk van organisaties? Hoe kunnen we verspilling verminderen terwijl we maatschappelijk en zakelijk relevant blijven?

Het begint met het verzamelen van inzichten. Wilt u hier meer over weten? Volg ons dan op LinkedIn of neem contact met ons op!