Gemeente Utrecht
Heroverwegen van werk, herdefiniëren van werkplekken
Inleiding
Het verhaal van {{dc:post:title}}
De kans
Vastgoed, Facility Management, IT en HR werkten aan het creëren van persona's die gebruikt kunnen worden in meerdere huisvestingsscenario's. Na alle beschikbare informatie gebruikt te hebben om persona's te maken, duurde het niet lang voordat ze zich realiseerden dat het een tijdrovend vraagstuk was. Uiteindelijk bleek het ook moeilijk om een consensus te creëren met behulp van subjectieve datapunten.
De gemeente Utrecht wilde de kans grijpen om niet alleen een platform te vinden waarmee ze binnen enkele weken zinvolle gegevens kunnen verzamelen. Maar ze hoopten een platform te vinden die het creëren van passende werkomgevingen kon versnellen zonder in te leveren op nauwkeurigerheid.
Waarom Reworc
Reworc werd als platform gekozen omdat het werkplekadvies op unieke wijze verbindt met data en design. Utrecht had niet alleen behoefte aan een beproefde manier om gedrags- en tevredenheidsgegevens te verzamelen, maar wilde er ook zeker van zijn dat alles wat vanaf dat moment werd gecreëerd duurzaam zou zijn voor de toekomst.
De focus van Reworc op het betrekken van alle mensen binnen de organisatie en het begrijpelijk visualiseren van de informatie was de uiteindelijke aanleiding voor de gemeente om voor Reworc te kiezen. Het platform digitaliseert alle bouwstenen en de werkplek logica wat Reworc uiteindelijk onmisbaar maakt. De verwachting is dat de werkomgeving na een pandemie voortdurend zal veranderen totdat er een geschikte standaard is gevonden.
Tot op heden is Reworc de enige softwareoplossing die Utrecht de tools geeft om kennis op te bouwen én direct in te zetten voor het aanpassen en bouwen aan de nieuwe werkomgevingen, zodat hun werknemers tevreden en betrokken blijven.
Hoe Reworc reageerde
Toen we voor het eerst door de gemeente werden benaderd, besloten we dat het vanwege de omvang van de operatie verstandig was om het project in 2 fasen te bewerkstelligen.
In fase één lag de focus op het herdefiniëren van wat werk betekent voor de organisatie.
Hiermee begonnen we met het creëren van datagestuurde persona's, als rode draad door het proces, om vervolgens de bouwstenen en werkomgevingen te definiëren voor het nieuwe werkplekconcept van de gemeente Utrecht.
In verschillende workshops heeft Utrecht gedefinieerd welke soorten gedrag zich uitten in soort werksettings en hoe ruimtelijke bouwstenen deze kunnen ondersteunen. We hebben een verdeelsleutel gemaakt om gebieden toe te wijzen aan mensen voor allerlei verschillende soorten activiteiten en gedragingen. Zo is de "Ruimtelogica" gedigitaliseerd tot een eenvoudig te gebruiken sjabloon voor het verdelen en toewijzen van ruimtes.
In fase 2 lag de focus op het digitaliseren van alle nieuwe rekenregels en het verzamelen en vertalen van gebruikersgegevens naar een nieuwe kantooromgeving.
Door middel van uitgebreide training en kennisoverdracht zorgde Reworc ervoor dat het softwareplatform effectief werd gebruikt, en de voordelen optimaal werden benut.
Het is een kans om je te concentreren op de basis. Wat, hoe en waarom doe je wat je doet?
De resultaten
Zoals in de inleiding al vermeld, woont er in de gemeente Utrecht een zeer diverse groep mensen.
Het is essentieel om draagvlak te creëren en iedereen in dezelfde richting te laten denken. We hebben deze eerste uitdaging weten te overwinnen door alle medewerkers erbij te betrekken en op de juiste manier met hen te communiceren.
Aangezien de gemeente net haar werkplekconcept had veranderd en dit niet erg goed was ontvangen, zag het team van professionals de kans om het echt anders aan te pakken.
Met behulp van de innovatieve analyse- en programmeertools van Reworc rustte Utrecht zichzelf zo uit, dat zij nu noodzakelijke (toekomstige veranderingen) in slechts dagen kunnen realiseren wat voorheen enkele weken kostte.
Met Reworc houdt Utrecht de werkomgeving flexibel, waardoor veel tijd, geld en moeite wordt bespaard.
Wanneer de gemeente kleine groepen werknemers moet verhuizen, kost het nu slechts een paar uur om hun behoeften te analyseren en de benodigde ruimtes aan te passen of te creëren.
