UMC Utrecht
Het managen van een 10 jaar durend verhuis- en bouwproject met Reworc
Inleiding
Zorg, onderzoek en onderwijs zijn de drie pijlers van het UMC Utrecht. Deze pijlers zijn onlosmakelijk verbonden met onze voortdurende inspanningen om de gezondheid van mensen te verbeteren. Toonaangevend wetenschappelijk onderzoek, baanbrekende innovatie en samenwerking met patiënten en andere belanghebbenden vormen de basis van onze eersteklas gezondheidszorg. Het UMC Utrecht is snel en gretig om verbeteringen in de praktijk te brengen. Kwalitatief hoogstaand onderwijs garandeert de instroom van nieuw talent dat nodig is om onze positie in de voorste gelederen van de gezondheidszorg te behouden en te versterken.
Aangezien het ziekenhuis op het punt staat om een volledig nieuwe vastgoedportefeuille te creëren, maakten ze van de gelegenheid gebruik om te beginnen met het digitaliseren van de behoeften van hun medewerkers en gebouwen om het verhuis- en bouwproces voor de komende tien jaar te vergemakkelijken.
Het verhaal van {{dc:post:title}}
Medewerkers zijn van het grootste belang voor het UMC Utrecht. Daarom willen we graag dat getalenteerde mensen een bewuste keuze maken om zich aan te sluiten bij het UMC Utrecht om getalenteerde mensen klaar te stomen voor de toekomst. Interactie met patiënten en de samenleving waartoe we behoren is in dit opzicht cruciaal. Medewerkers worden daarom geselecteerd en gecoacht op basis van de competenties die hiervoor nodig zijn. Ze bieden uitstekend, vooruitstrevend onderwijs en een omgeving waarin studenten en werknemers hun kennis en vaardigheden kunnen blijven ontwikkelen terwijl ze zich vrij voelen om nieuwe methoden en benaderingen uit te proberen. We willen in dit opzicht voorop lopen door op een duurzame en maatschappelijk verantwoorde manier te handelen.
De uitdaging
Het UMC Utrecht wil een organisatie zijn waar collega's worden gehoord en gewaardeerd. Omdat ieders stem telt en dankzij inspirerend leiderschap. Een werkomgeving waar werknemers met trots over praten.
In samenwerking met partners uit het Utrecht Science Park en de landelijke en lokale overheid bouwt het UMC Utrecht aan een omgeving die meebeweegt met hun ambities en de zorg van morgen. De Health Campus is gericht op een gezonde levensstijl waarin het lichaam de kans krijgt zichzelf te herstellen.
In een organisatie met meer dan 6000 werknemers is het moeilijk om iedereen op een conventionele manier te betrekken. Daarnaast is het een grote uitdaging dat renovaties en gebouwen gefaseerd zullen plaatsvinden over een periode van 10 jaar, wat betekent dat er tijdelijke veranderingen zullen plaatsvinden over een periode van tien jaar.
Waarom Reworc
Toen de beslissing werd genomen om dit proces te starten, was het midden in een Covid-pandemie. Het was nog niet bekend hoe dit de manier van werken zou beïnvloeden, maar dat het zou evolueren was een vaststaand feit. Dus om 10 jaar tijdelijke huisvesting te managen, moet je een nieuw werkplekconcept creëren terwijl je van tevoren weet dat het een model zal zijn dat elk jaar zal worden veranderd en aangepast totdat het ziekenhuis de definitieve nieuwe manier van werken heeft gevonden.
Om de samenwerking in dit proces te vergemakkelijken en de flexibiliteit te behouden om de omgeving voortdurend te kunnen aanpassen aan de behoeften van de medewerkers, had het UMC een softwareplatform nodig. Het gebruik van excel-sheets en een combinatie van meerdere versies van pdf-bestanden zorgt zonder twijfel voor een trage en foutgevoelige workflow en daarom werd Reworc gekozen om het bovenstaande te vergemakkelijken. Naast het digitaliseren van het werk, maakt Reworc ook eenvoudig crowd-based informatie en dus data-gedreven ontwerp mogelijk.
Hoe Reworc reageerde
Toen we voor het eerst werden benaderd door het UMC Utrecht, ontdekten we hoe divers de gebruikers van ruimtes binnen het ziekenhuis zijn. Omdat werknemersbetrokkenheid een centraal aandachtspunt is, hebben we vier verschillende soorten digitale interviews gemaakt. Op deze manier kunnen we elk van de verschillende gebruikers (bijv. wetenschappers in laboratoria, verpleegkundigen, kantoormedewerkers, enz.) op hun eigen manier aanspreken, waardoor we een hogere respons krijgen en een echt data-driven analytics dashboard creëren dat het DNA van de medewerkers van het UMC Utrecht vertegenwoordigt.
Bovendien helpt Reworc bij het creëren van digital twins van hun vastgoedportefeuille. Facility- en vastgoedmanagers kunnen binnen enkele seconden meerdere scenario's testen.
Reworc maakt crowdbased informatie en dus datagestuurd ontwerp eenvoudig mogelijk
De resultaten
In het eerste jaar van het ongeveer 10 jaar durende project zien we al de positieve resultaten van het gebruik van het Reworc-platform. Door de meeste werknemers minstens één keer te analyseren, krijgt het platform de gegevens om toekomstige scenariomodellering mogelijk te maken. Weten welke activiteiten in welke hoeveelheid worden uitgevoerd en met wie. In combinatie met een waardenetwerk analyse die belangrijke werkrelaties tussen alle werknemers in kaart brengt, geeft dit het management de inzichten die nodig zijn om groepen mensen naadloos in te passen in tijdelijke huisvesting zonder het contact met hun collega's en dus de productiviteit te verliezen. De inzichten van Reworc zorgden ervoor dat alle aanwezige medewerkers de geschikte ruimtes hadden om hun taken uit te voeren.
